Klar und deutlich: So beziehen Sie sich gekonnt auf ein Schreiben

23 Sep 2024

In der heutigen Zeit, in der Kommunikation oft schnelllebig und informell abläuft, mag es zunächst altmodisch erscheinen, sich auf ein Schreiben zu beziehen. Doch gerade in der schriftlichen Kommunikation, sei es im beruflichen oder privaten Kontext, zeugt ein gekonnter Bezug auf ein vorheriges Schreiben von Professionalität, Respekt und Sorgfalt. Doch wie formuliert man einen solchen Bezug überhaupt richtig? Und welche Vorteile bietet es, sich auf ein Schreiben zu beziehen?

Wenn wir von "auf ein Schreiben beziehen" sprechen, meinen wir im Grunde genommen nichts anderes, als dass wir uns in einem aktuellen Schreiben auf ein früheres Schreiben beziehen – beispielsweise auf einen Brief, eine E-Mail oder ein offizielles Dokument. Dieser Bezug kann auf unterschiedliche Weisen erfolgen und verschiedene Funktionen erfüllen. Manchmal dient er dazu, an ein früheres Anliegen zu erinnern, in anderen Fällen möchte man auf Informationen aus dem vorherigen Schreiben Bezug nehmen oder auf diese antworten.

Die korrekte Bezugnahme auf ein Schreiben mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, doch mit ein paar einfachen Regeln und Formulierungshilfen gelingt es mühelos. Im Folgenden wollen wir Ihnen einige praktische Tipps und Beispiele an die Hand geben, die Ihnen dabei helfen, Ihre schriftliche Kommunikation noch professioneller und zielgerichteter zu gestalten.

Bevor wir uns jedoch den konkreten Formulierungen widmen, ist es wichtig zu verstehen, warum es überhaupt sinnvoll und wichtig ist, sich in der schriftlichen Kommunikation auf frühere Schreiben zu beziehen. Denn wer die Gründe hinter dieser Praxis versteht, wird ihr in Zukunft sicherlich eine größere Bedeutung beimessen und sie bewusster in seinen eigenen Schreiben einsetzen.

Ein klarer und deutlicher Bezug auf ein Schreiben schafft zunächst einmal Struktur und Ordnung in der Kommunikation. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine E-Mail, in der sich der Absender auf ein Telefonat von letzter Woche bezieht, ohne dieses genauer zu spezifizieren. Wahrscheinlich werden Sie einige Zeit und Mühe benötigen, um die besagte Situation wieder ins Gedächtnis zu rufen und die E-Mail im richtigen Kontext einordnen zu können. Ein klarer Bezug auf das Datum oder den Betreff des Telefonats hingegen würde Ihnen diese Mühe ersparen und für eine reibungslose Kommunikation sorgen.

Vorteile einer klaren Bezugnahme

Neben der Schaffung von Struktur und Ordnung bietet die Bezugnahme auf ein Schreiben noch weitere Vorteile:

Vermeidung von Missverständnissen: Durch die eindeutige Bezugnahme auf ein vorheriges Schreiben werden Missverständnisse und Fehlinterpretationen vermieden, da der Kontext klar definiert ist.
Zeitersparnis: Sowohl der Absender als auch der Empfänger sparen Zeit, da langwierige Erklärungen und Wiederholungen entfallen.
Professionelles Auftreten: Ein gekonnter Bezug auf ein Schreiben zeugt von Professionalität, Sorgfalt und Respekt gegenüber dem Gesprächspartner.

Formulierungshilfen und Beispiele

Im Folgenden finden Sie einige Formulierungshilfen, die Sie nutzen können, um sich auf ein Schreiben zu beziehen:

„Mit Bezug auf Ihr Schreiben vom [Datum]…“
„Vielen Dank für Ihre E-Mail vom [Datum] zum Thema [Thema]…“
„In Beantwortung Ihres Schreibens vom [Datum] teilen wir Ihnen Folgendes mit…“
„Bezugnehmend auf unser Telefonat vom [Datum]…“
„Wie bereits in meinem Schreiben vom [Datum] erwähnt…“

Tipps für die Bezugnahme auf ein Schreiben

Hier noch ein paar hilfreiche Tipps für die Bezugnahme auf ein Schreiben:

Seien Sie so präzise wie möglich und nennen Sie das Datum, den Betreff oder andere relevante Informationen des vorherigen Schreibens.
Verwenden Sie eine klare und verständliche Sprache.
Achten Sie auf die korrekte Rechtschreibung und Grammatik.

Die Bezugnahme auf ein Schreiben mag auf den ersten Blick wie eine Kleinigkeit erscheinen, doch sie kann einen großen Unterschied in der schriftlichen Kommunikation machen. Indem Sie die oben genannten Tipps und Formulierungshilfen beherzigen, können Sie Ihre Kommunikation verbessern, Missverständnisse vermeiden und ein professionelles Auftreten sicherstellen.