Unveiling the Secrets of Procurement

29 Jul 2024

Download Contoh Surat Purchase Order dalam Bahasa Indonesia

Pernah tak terfikir macam mana syarikat besar dapat barang dan perkhidmatan yang mereka perlukan dengan lancar dan efisien? Rahsianya terletak pada satu proses penting yang dipanggil "procurement" atau dalam Bahasa Melayu, perolehan.

Secara ringkasnya, procurement ni macam kita pergi shopping, tapi versi bisnes lah! Ia melibatkan proses mencari, menilai, memilih, dan akhir sekali, membeli barang atau perkhidmatan yang diperlukan oleh sesebuah organisasi. Proses ni nampak mudah, tapi sebenarnya ia melibatkan banyak langkah penting untuk memastikan syarikat dapat apa yang mereka perlukan dengan harga terbaik, kualiti terbaik, dan pada masa yang tepat.

Tapi, macam mana proses ni bermula? Sejarah procurement ni panjang dan menarik tau! Ia dah wujud sejak zaman perdagangan barter lagi. Dulu, orang ramai akan bertukar barang untuk mendapatkan apa yang mereka perlukan. Tapi bila zaman dah moden ni, proses procurement dah jadi lebih kompleks dan sistematik, melibatkan dokumen, kontrak, dan banyak lagi.

Jadi, kenapa procurement ni penting sangat? Bayangkan kalau sesebuah syarikat tak uruskan procurement dengan baik. Mereka mungkin terpaksa bayar lebih untuk barang yang sama, dapat barang yang tak berkualiti, atau lagi teruk, projek mereka tergendala sebab barang tak sampai tepat pada masanya! Sebab tu lah, procurement ni ibarat tulang belakang sesebuah organisasi. Ia memastikan kelancaran operasi dan membantu syarikat mencapai matlamat mereka dengan lebih efisien.

Dalam dunia bisnes yang semakin kompetitif ni, memahami dan menguruskan procurement dengan betul adalah sangat penting. Ia bukan sekadar proses pembelian, tapi ia adalah strategi penting untuk memastikan kejayaan sesebuah organisasi.

Kelebihan dan Kekurangan Procurement

Seperti proses lain, procurement juga ada kelebihan dan kekurangannya. Mari kita lihat:

Kelebihan	Kekurangan
Menjimatkan kos Meningkatkan kecekapan Mengurangkan risiko Membina hubungan yang baik dengan pembekal	Proses yang kompleks Memerlukan kepakaran khusus Berpotensi untuk berlaku kesilapan

5 Amalan Terbaik Procurement

Nak pastikan proses procurement berjalan dengan lancar? Jom ikut 5 amalan terbaik ni:

Lakukan analisis keperluan yang teliti: Sebelum membeli apa-apa, pastikan anda tahu apa yang anda perlukan, berapa banyak, dan bila anda memerlukannya.
Cari pembekal yang berkualiti: Jangan terburu-buru memilih pembekal. Lakukan kajian dan bandingkan harga, kualiti, dan reputasi pembekal.
Negosiasi terma dan syarat yang baik: Pastikan anda berunding untuk mendapatkan harga, terma pembayaran, dan tempoh penghantaran yang terbaik.
Dokumentasikan semua perkara: Simpan semua dokumen berkaitan procurement dengan teratur untuk rujukan di masa hadapan.
Pantau dan nilai proses procurement: Selepas pembelian dibuat, nilai semula proses procurement anda untuk mengenal pasti ruang penambahbaikan.

Soalan Lazim tentang Procurement

Ada beberapa soalan yang sering ditanya tentang procurement:

Apa beza procurement dengan purchasing?
Purchasing adalah sebahagian daripada proses procurement yang lebih besar. Purchasing hanya melibatkan proses pembelian, manakala procurement merangkumi semua langkah dari analisis keperluan hingga penilaian pembekal.
Apa itu tender dalam procurement?
Tender adalah proses di mana syarikat menjemput pembekal untuk menghantar sebut harga bagi barang atau perkhidmatan yang diperlukan.
Apakah jenis-jenis procurement?
Terdapat pelbagai jenis procurement, antaranya termasuklah direct procurement, indirect procurement, dan services procurement.

Kesimpulan

Procurement adalah proses penting dalam mana-mana organisasi. Ia memastikan syarikat mendapat barang dan perkhidmatan yang diperlukan dengan harga yang kompetitif, kualiti yang baik, dan pada masa yang tepat. Dengan memahami proses procurement dan mengamalkan amalan terbaik, syarikat dapat meningkatkan kecekapan, mengurangkan kos, dan mencapai matlamat perniagaan mereka dengan lebih mudah.